Miten yrityksen juokseva kirjanpito tehdään käytännössä?

Kirjanpidon tekemisessä hämmentää usein eniten kahdenkertaisen kirjanpidon toimintaperiaate ja aiheeseen kuuluvat debetit, kreditit ja muut erikoiset termit. Hämmennystä lisää entisestään vaikeaselkoinen lakiteksti ja huonosti saatavilla olevat käytännön esimerkit.

Merit Aktivan kirjanpito-ohjelma on suunniteltu poistamaan tämä hämmennys. Ohjelmiston käyttö ei vaadi erityisosaamista, koska järjestelmä hoitaa kirjausten tekemisen puolestasi. Kirjanpito laaditaan käytännössä niin, että ensin ohjelmaan syötetään kaikki kauden tulot ja menot, ja tämän jälkeen käydään tiliote läpi, josta kohdistetaan maksut oikeille laskuille.

Huomioitavaa on myös, että Merit Aktivalla voi vastaanottaa ja lähettää sähköisiä laskuja, ja sisäänlukea tiliotetiedostot sähköisesti, jolloin työskentely nopeutuu ja automatisoituu, ja inhimillisten virheiden määrä vähenee.

Käydään seuraavaksi esimerkein läpi erilaisia vastaan tulevia kirjanpidon tilanteita, kun tehdään ns. perinteistä mappikirjanpitoa.

Yrityksen ydinliiketoimintaan liittyvä osto

Yrityksen liiketoimintaan hankittavat aineet, tarvikkeet ja tavarat kirjataan nimikkeellä ”Ostot”. Rakennusyritys kirjaisi tähän esimerkiksi puutavaraa ja sementtiä, parturi hiuskemikaaleja ja ohjelmistoyritys ohjelmistojen lisenssejä.

Uusi ostolasku lisätään kohdasta Ostot -> Ostolaskut -> Lisää ostolasku. Esimerkkiyritys on hankkinut tavaraa liiketoimintaansa varten:

A screenshot of a social media post Description automatically generated

Ostolaskulle kirjataan seuraavat tiedot:

  • Lisätään uusi toimittaja ja toimittajan yhteystiedot.
  • Katsotaan laskulta tositteen päivämäärä eli koska lasku on luotu.
  • Lisätään laskun eräpäivä.
  • Kirjauspäivä on päivä, joka määrää mille kaudelle ohjelma tekee kirjauksen kirjanpitoon.
  • Laskun numero löytyy laskulta. Voit syöttää tähän myös esimerkiksi päivämäärän, jos toimittaja on jättänyt virheellisesti laskulta pois yksilöivän laskunumeron.
  • Nimike on kululuokka, joka kuvaa ostettua palvelua tai tuotetta, ja ohjaa kulun oikealle kirjanpidon kulutilille. Se voi olla esimerkiksi Alihankinta, Kahvi tai Matkakulu. Mikäli sopivaa nimikettä ei löydy valmiina, voidaan luoda uusi nimike, jolle määritetään haluttu kirjanpidon tili. Osiosta Ostot -> Nimikkeet voidaan tutkia kaikkia oletuksena löytyviä nimikkeitä.
  • Selite muodostuu nimikkeen valinnan jälkeen automaattisesti, mutta tähän voidaan kirjata myös tarkentavia selitteitä.
  • Kirjataan ostettujen tuotteiden kappalemäärä.
  • A-hinta tarkoittaa yhden tuotteen hintaa. Määrän ja kappalehinnan perusteella muodostuu oston yhteishinta seuraavaan sarakkeeseen.
  • Tarkistetaan, että arvonlisäveroprosentti on oikein.
  • Jos Summat (sis. ALV) -valintaruutu on rastittamatta, niin oston hinnat syötetään ilman arvonlisäveroa. Jos em. valintaruutu rastitetaan, niin syötetään arvonlisäveron sisältävä hinta.

Ostolaskun tallentamisen jälkeen voidaan lisätä vielä tosite (PDF, kuva tms.) kyseiselle ostolaskulle oikeasta ylänurkasta löytyvän klemmarikuvion kautta.

Ostolasku kuitataan maksetuksi valikossa Maksutapahtumat -> Maksutapahtumat -> Uusi maksutapahtuma oikean pankkitilin kohdalta. Avautuvaan ikkunaan valitaan maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja, valitaan ko. toimittaja ja ruksitaan listalta maksettavan laskun valintaruutu.

Arvonlisäveroton toimiston vuokra

Toimitilojen vuokrauksessa tulee usein vastaan tilanne, että toimitilaa vuokraava yritys ei ole arvonlisäverovelvollinen, jolloin vuokralaskutkin ovat arvonlisäverottomia. Näissä tilanteissa tulee varmistaa, ettei vahingossa vähennä vanhasta tottumuksesta laskuun sisältyvää arvonlisäveroa.

Sama pitää muistaa kaikissa muissakin tilanteissa, joissa kauppakumppani ei ole arvonlisäverovelvollinen.

A screenshot of a social media post Description automatically generated

Mainontaa Googlelta yhteisöhankintana

Yhteisöhankinta on eri EU-maiden yritysten välisessä kaupassa käytetty menetelmä, jonka ansiosta tuotteita voidaan myydä ja ostaa ilman arvonlisäveroa. Oston arvonlisäveron osuus kuitenkin ilmoitetaan verottajalle vaikka sitä ei tarvitsekaan maksaa.

Merit Aktivan järjestelmä osaa laskea yhteisöhankintaan sisältyvät arvonlisäverot automaattisesti oikein, kun toimittajan yhteystietoihin on merkitty kyseisen yrityksen kotimaa ja ALV-sarakkeessa on Suomen ALV-kanta, jonka mukaan lasketaan käänteinen arvonlisävero.

Monelle yritykselle tilanne tulee vastaan esimeriksi Google- ja Facebook-mainontaa tehdessä sekä ohjelmistolisenssejä hankkiessa, sillä näiden yritysten kotipaikka on usein jossain Euroopan alueella.

Alla on kuva tilanteesta, jossa on ostettu mainontaa Googlelta:

A screenshot of a cell phone Description automatically generated

Tallennuksen jälkeen kirjauksesta muodostuu seuraavanlainen tosite:

A screenshot of a cell phone Description automatically generated

Järjestelmä on kirjannut automaattisesti yhteisöhankintaan kuuluneen arvonlisäveron ns. käänteisesti. Arvonlisäverosaamista ja -velkaa on syntynyt saman verran, joten nämä kumoavat toisensa ja verovaikutus on nolla. Näin ollen yrityksen ei tarvitse tilittää tuota arvonlisäveroa, mutta se ilmoitetaan kuitenkin verottajalle kuukausittaisen arvonlisäveroilmoituksen yhteydessä. Ohjelma tekee kirjauksen oikealle riville arvonlisäveroilmoituksella.

Asiakkaalle lähetetään myyntilasku

Myyntilasku luodaan samalla tavalla kuin ostolaskukin. Laskun tiedot täytetään niille varattuihin kenttiin ja nimikkeenä käytetään esim. Myynnit-nimikettä:

Tietojen syöttämisen jälkeen myyntilasku voidaan lähettää suoraan Merit Aktivan järjestelmästä asiakkaan sähköpostiin tai verkkolaskuna, mikäli yritys on tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apix Messaging Oy:n kanssa.

Myyntilasku kuitataan maksetuksi kuten ostolaskukin valikossa Maksutapahtumat -> Maksutapahtumat -> Uusi maksutapahtuma oikean pankkitilin kohdalta. Avautuvaan ikkunaan valitaan maksutapahtuman tyypiksi Asiakas, valitaan alasvetovalikosta ko. asiakas ja ruksitaan listalta maksettavan laskun valintaruutu.

Yhteenveto kirjanpidon tekemisestä

Kirjausten tekeminen on siis hyvinkin helppoa ja intuitiivista. Ensin syötetään kaikki kauden myynti- ja ostolaskut sekä kulukuitit ja tehdään palkkakirjaukset. Tämän jälkeen käydään tiliote läpi ja kohdistetaan maksut oikeille laskuille. Nämä toimenpiteet voi tehdä esim. päivittäin, viikoittain tai kuukausittain, riippuen siitä miten ajantasaista tietoa reskontrasta haluaa.

Harvempi yrittäjä haluaa siirtää omaa palkkapäiväänsä myöhempään ajankohtaan, joten myyntilaskut luodaan usein heti, kun asiakasta voidaan laskuttaa.

Ostolaskut taas voi syöttää joko heti niiden ilmestyessä tai kerran kuukaudessa esimerkiksi kuukauden ensimmäisenä päivänä, jos ei halua seurata erikseen ostoreskontran tietoja. Laskut kannattaa tallentaa heti sähköiseen muotoon, kun on tehnyt jonkin hankinnan. Näin ei joudu myöhemmin käyttämään aikaansa tositteiden etsimiseen.

Kun kirjanpitoa tekee säännöllisesti vähintään kerran kuukaudessa, tulee toimenpiteistä hiljalleen rutiinia. Pian huomaatkin, että työskentely on helppoa ja vaivatonta. Ensiaskel tämän rutiinin kehittämisessä on käyttäjätilin luominen Merit Aktivaan ja ensimmäisten kirjausten tekeminen!

Uudet Merit Aktivan asiakkaat saavat käyttöönsä ilmaisversion, jolla voi syöttää ohjelmaan maksutta 100 myyntilaskua, 100 ostolaskua tai 100 pääkirjatositetta. Kun jokin näistä tositelajeista tulee täyteen, pyytää ohjelma ostamaan lisenssin ja voit jatkaa kirjanpitoasi siitä mihin jäit ilmaisversiossa. Näin voit kokeilla kirjanpidon tekemistä käytännössä ennen lopullista ostopäätöstäsi!