Toiminimen tilinpäätös – Merit Aktivan ohjeet tilinpäätöksen tekijälle

Suurin osa yrityksistä pitää tilikautenaan kalenterivuotta, joten viimeistään nyt huhtikuun lähestyessä myös toiminimen tilinpäätös tulee ajankohtaiseksi – tilinpäätös on näet laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Toiminimille eli liikkeen- tai ammatinharjoittajille on annettu runsaasti erilaisia helpotuksia, joten tilinpäätösvaatimuksissa on eroa yritysten välillä. Merit Aktiva pureutuu tässä artikkelissa toiminimen tilinpäätöksen erikoisuuksiin – ja antaa samalla yleisiä vinkkejä tilinpäätöksen laatimiseen.

Joudutko ylipäätään laatimaan tilinpäätöstä?

Suurimpia toiminimien saamia helpotuksia on rajattu velvollisuus tilinpäätöksen laatimiseen – kaikilta toiminimiltä tilinpäätöstä ei nimittäin vaadita.

Tilinpäätös on laadittava, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella ylittyy kaksi seuraavista rajoista:

  1. taseen loppusumma 350 000 euroa
  2. liikevaihto 700 000 euroa
  3. tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Tämä esimerkkiyritys:

  • tilikausi 1.1.-31.12.
  • tase 400 000 euroa
  • liikevaihto 600 000 euroa
  • työntekijöiden keskimääräinen lukumäärä on 9

ei joutuisi näin ollen laatimaan lainkaan tilinpäätöstä, koska ainoastaan yksi raja ylittyy (tase on yli 350 000 euroa). Kahden rajan ylittyminen tapahtuisi esimerkiksi silloin, jos liikevaihto olisikin 600 000 euron sijaan 800 000 euroa – tilinpäätös olisi tässä tapauksessa laadittava, jos nämä kaksi rajaa ovat ylittyneet kahtena peräkkäisenä tilikautena. Tilinpäätös vaadittaisiin myös silloin, jos tilikausi olisi murrettu, esimerkiksi 1.7.xxx1-30.6.xxx2.

Rajat ovat siis varsin suuret, joten moni liikkeenharjoittaja ja ammatinharjoittaja ei ole velvoitettu tilinpäätöksen laatimiseen. Pitää kuitenkin huomioida, että tilinpäätöstasoiset tiedot on oltava olemassa veroilmoituksen laatimista varten, jotta voidaan laskea verotettava tulos. Lisäksi esimerkiksi rahoittaja usein vaatii tilinpäätösdokumentteja nähtäväkseen. Tilikauden lopussa on siis kaikkien kirjanpitoa laativien syytä tarkistaa Merit Aktiva kirjanpito-ohjelmasta saatavien Tuloslaskelman ja Taseen erät ennen veroilmoituksen laatimista.

Mitä toiminimen tilinpäätös pitää sisällään?

Toiminimen tilinpäätös, kuten minkä tahansa yrityksen tilinpäätös, pitää sisällään seuraavat osiot:

  • tuloslaskelma
  • tase
  • liitetiedot
  • tase-erittelyt

Näistä kolme ensimmäistä ovat julkisia dokumentteja – tase-erittelyt laaditaan vain verottajaa varten.

Pienillä yrityksillä tilinpäätös on usein hyvin suppea, sivuja saattaa olla vain 5-6 riippuen liitetietojen laajuudesta. Tilinpäätösdokumentin rakenne on yleisesti seuraavanlainen:

  • Kansilehti
  • Sisällysluettelo
  • Tuloslaskelma
  • Tase
  • Liitetiedot
  • Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista
  • Tilinpäätöksen allekirjoitukset

Yleisimmin vaadittuja liitetietoja ovat muun muassa:

  • minkä asetuksen säännöstön mukaisesti tilinpäätös on laadittu (esim. pien- tai mikroyrityksiä koskevan asetuksen säännöstön mukaisesti)
  • henkilöstön keskimääräinen lukumäärä tilikauden aikana
  • oman pääoman muutokset sekä hallituksen ehdotus jakokelpoisen vapaan oman pääoman käytöstä

Tase-erittelyt tarkoittavat nimensä mukaisesti taseen eri tilien erittelyitä niin, että tilinpäätöksen lukija voi ymmärtää niiden sisällön. Esimerkiksi myyntisaamiset sisältävät tilikauden vaihteessa usein lukuisten eri asiakkaiden saatavia: nämä saatavat on eriteltävä niin, että tilinpäätöksen lukija voi nähdä, keneltä kaikilta yrityksellä on saatavia.

10 000 euron saatavat ovat voineet jakaantua esimerkiksi seuraavasti:

  • Yritys 1, myyntipäivä 15.12., summa 2000€, laskun numero xxx
  • Yritys 2, myyntipäivä 18.12, summa 5000€, laskun numero: xxx
  • Yritys 3, myyntipäivä 21.12, summa 3000€, laskun numero: xxx

Erittelyissä on hyvä esittää jokaisen erän arvo tilikauden alussa, tilikauden aikainen muutos sekä arvo tilikauden lopussa. Koneissa ja kalustoissa on saattanut olla kaksi eri laitetta, joiden arvo on ollut tilikauden alussa 100 000 euroa, ja näistä on tehty tilikauden aikana 25% menojäännöspoisto, jolloin tilikauden lopun arvo on 75 000 euroa. Yhteissummien lisäksi muistetaan eritellä myös nämä vielä laitekohtaisesti:

  • Kone 1 (malli, yksilöivät tunnistetiedot, jne), arvo tilikauden lopussa 50 000 €
  • Kone 2 (malli, yksilöivät tunnistetiedot, jne), arvo tilikauden lopussa 25 000 €

Tilintarkastus.fi-sivulla on loistavia mallipohjia tilinpäätöksen laatijalle. Erillistä toiminimen tilinpäätösmallia ei löydy, mutta osakeyhtiön malli soveltuu hyvin pohjaksi myös toiminimille.

Merit Aktivasta saa tulostettua kaikki tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimiseen tarvittavat raportit, mm. myyntisaamiset, ostovelat, tuloslaskelma, tase jne.

Mitä suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa – ja miten se liittyy tilinpäätökseen?

Suoriteperusteinen kirjanpito tarkoittaa menojen ja tulojen kirjaamista sille päivälle, jolloin suorite on siirtynyt myyjältä ostajalle. Suoriteperusteinen tilinpäätös vaaditaan mikrokokoisia yhdistyksiä ja säätiöitä lukuun ottamatta muilta kirjanpitovelvollisilta, joten myös toiminimen tilinpäätös on oikaistava suoriteperusteiseksi, vaikka tilikauden aikainen kirjanpito olisikin tehty maksuperusteisesti.

Mitä tämä sitten käytännössä tarkoittaa?

Olet saattanut esimerkiksi maksaa marraskuussa vuodeksi eteenpäin jonkin suuren vakuutusmaksun – suoriteperusteisuuden mukaan tästä menosta kuuluu ainoastaan marras- ja joulukuun osuus kyseisen vuoden tilinpäätökseen, joten loppujen 10 kuukauden osuus on jaksotettava seuraavalle tilikaudelle.

1200 euron vakuutusmaksun kohdalla tämä tarkoittaisi sitä, että kyseisen tilikauden tulosta jäisi rasittamaan 200 euron kulut, ja seuraavalle tilikaudelle jaksotettaisiin loput 1000 euroa. Ilman jaksotusta tulos olisi 1000 euroa pienempi, jolloin verottaja saisi kyseisen toiminimiyrittäjän veroprosentin verran vähemmän verotuloja (esim. 30% kokonaisverolla yrittäjä maksaisi 300 euroa liian vähän veroja).

Suoriteperusteisuus koskee myös tuloja – jos yrittäjä on kirjannut tuloja, joita vastaava suorite on vielä luovuttamatta asiakkaalle, niin tämä tulo pitää jaksottaa seuraavalle tilikaudelle.

Tai vastaavasti, jos yrittäjä on luovuttanut jo suoritteen, mutta ei ole tilikauden vaihtuessa laskuttanut vielä asiakastaan, niin tulo pitää silti kirjata edeltävän tilikauden kirjanpitoon. Tämä sen vuoksi, että tulon syntyminen määräytyy suoritteen luovuttamisen eikä laskun päiväyksen mukaan.

Kulut jaksotetaan pääkirjatositteilla Merit Aktivan valikossa: Kirjanpito/ Pääkirjatositteet. Kun kulut jaksotetaan tilinpäätöksessä siirtovelkatilille ja tulot siirtosaamistilille, tulee nämä muistaa purkaa seuraavan tilikauden alussa oikeille kulu- ja tulotileille. Mikäli kulujen syntyessä ja niitä kirjatessa käyttää Merit Aktivan jaksotustoimintoa, ei tarvitse jaksotuksia purkaa erikseen vaan ohjelma laatii kirjaukset pääkirjatositteina automaattisesti kullekin kuukaudelle.

Mitä muuta pitää huomioida?

Toiminimen tilinpäätöstä laatiessa pitää myös täsmäyttää kirjanpidon tilit, suorittaa inventaari, tehdä tarvittavat poistot ja hankkia kaikki puuttuvat dokumentit.

Perehdytään näihin tilanteisiin seuraavaksi.

Täsmäytä kirjanpidon tilit

Tilikauden päättyessä on tärkeää täsmäyttää kaikki kirjanpidon tilit. Täsmäyttäminen tarkoittaa tilien loppusaldojen vertaamista todelliseen tilanteeseen.

Saat tuloslaskelman ja taseen Merit Aktivan valikosta: Kirjanpito. Käy läpi ensin tuloslaskelman saldot ja sitten taseen erät. Näyttääkö tuloslaskelman myynnit ja kulut sekä tilikauden tulos oikealta? Onko kirjanpidossa olevan pankkitilin saldo sama kuin pankin antamassa tiliotteessa? Entä vastaako taseen velkatilillä oleva saldo rahoitusyhtiön ilmoittamaa velkasaldoa, tai verotilillä oleva velka/saaminen Omaverossa näkyvää tilannetta? Onko myyntisaamisissa ja ostoveloissa vain todellisia saamisia ja velkoja? Tilikauden tuloksen pitäisi myös olla sama sekä tuloslaskelmassa että taseessa.

Selvitä vaihto-omaisuuden määrä

Tilinpäätöksen yhteydessä tehdään inventaari, jos yrityksellä on vaihto-omaisuutta. Inventaarissa lasketaan vaihto-omaisuuteen merkittyjen tuotteiden tai raaka-aineiden todellinen määrä. Määrän selvittyä lasketaan niiden rahallinen arvo. Arvostuksessa käytetään joko:

  • alkuperäistä hankintamenoa
  • tilinpäätöspäivän myyntihintaa, tai
  • jälleenhankintamenoa

Näistä valitaan alhaisimman arvon antava arvostustapa.

Tuote on saatettu:

  • hankkia hintaan 10 € / kpl (alkuperäinen hankintameno)
  • sitä myydään tilinpäätöspäivänä hintaan 20 € / kpl (tilinpäätöspäivän myyntihinta)
  • ja sitä voitaisiin ostaa lisää hintaan 9 € / kpl (jälleenhankintameno)

Tässä tapauksessa arvostuksessa käytettäisiin alkuperäisen hankintamenon sijaan jälleenhankintamenoa. 1000 kappaleen varaston arvo olisi näin ollen 1000 * 9 € = 9000 €.

Alimman arvon menetelmää käytetään sen vuoksi, että yritys ei voisi ilmoittaa vaihto-omaisuuttaan suurempana kuin se todellisuudessa on.

Vaihto-omaisuuden arvon selvittyä sitä verrataan tilikauden aloittavaan arvoon. Jos edellisen esimerkin yrityksen vaihto-omaisuuden arvo on ollut tilikauden alkaessa 15 000 euroa, niin kirjanpitoon merkitään varaston muutoksen avulla 6000 euroa lisää kuluja (15000 € – 9000 € = 6000 €). Yritys on normaalien ostojen sijaan siis kuluttanut vanhaa varastoa 6000 euron edestä, joten tämä varaston käyttö pienentää kyseisen tilikauden tulosta.

Mikäli varaston arvo tilikauden alussa olisikin ollut 8000 euroa, niin varaston muutos olisi +1000 euroa, eli yrityksen tulos kasvaisi tuolla 1000 eurolla. Tämä sen vuoksi, että yritys ei ole kuluttanut kaikkia ostamiaan raaka-aineita, vaan osa näistä ostoista on jäänyt varastoon – suoriteperusteisuuden mukaan nämä menot eivät kuulu kyseisen tilikauden kirjanpitoon.

Varastonmuutos kirjataan Merit Aktivaan pääkirjatositteena valikossa: Kirjanpito/ Pääkirjatositteet.

Mikäli käytät Merit Aktivan varastonlaskentatoimintoa ja olet käyttänyt osto- ja myyntilaskuissa varastonimikkeitä, näet varastoraportista ohjelman tilinpäätöshetken varastotilanteen. Jos saldo poikkeaa joidenkin tuotteiden osalta todellisesta tilanteesta, sinun tulee tehdä varaston muutos vain kyseisten tuotteiden osalta. Tämän voit tehdä lisäämällä varastotapahtuman, joko varastoon tulona tai varastosta ottona.

Poistot tehdään tilikauden lopussa

Poistot ovat tärkeä osa tilikauden päättämisestä.

Poistot tarkoittavat taseessa olevan käyttöomaisuuden, kuten koneiden ja laitteiden, taseessa olevan arvon korjaamista vastaamaan todellisuutta – esimerkiksi koneet ja laitteet kuluvat, joten niiden arvo vähenee vuosi vuodelta. Verotuksessa vähennettävä arvo riippuu tase-erästä – esimerkiksi koneiden ja laitteiden poistoprosentti on 25 %, mutta asuinrakennuksesta voidaan vähentää vain 4 %.

Verohallinnon sivustolta löytyy ohjeita ja esimerkkejä poistojen tekemisestä.

Ottamalla käyttöön Merit Aktian Käyttöomaisuus-toiminnon, voi poistot laskea ja kirjata automaattisesti.

Muista hankkia kaikki tarvittavat dokumentit

Tilinpäätöstä varten on hankittava erilaisia dokumentteja, joilla varmennetaan tilinpäätöksen pohjana olevien lukujen aitous.

Hanki siis viimeistään tilinpäätöstä laatiessasi mm. seuraavat dokumentit:

  • Kirjanpidon puuttuvat tositteet
  • Saldotodistukset kaikista yhtiön pankkitileistä
  • Saldotodistukset lainoista ja osamaksuista
  • Leasing-sopimusten kopiot
  • Matkalaskut

Lopuksi

Tilinpäätöksen laatiminen on monivaiheinen prosessi. Ensivaiheessa kirjanpito on laitettava täysin kuntoon niin täsmäytysten, poistojen ja varaston muutosten kuin puuttuvien kuittien ja dokumenttienkin osalta, jotta väärät luvut eivät valu tuloslaskelmaan. Kirjanpidon niputtamisen jälkeen laaditaan itse tilinpäätösdokumentit eli tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja tase-erittely.

Saat tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tueksi Merit Aktivasta kaikki tarvittavat raportit. Myös tase-erittelyiden laatiminen on nyt helpompaa, kun saat ohjelmasta tuloslaskelman ja taseen Word-muodossa.

Toiminimen tilinpäätös saattaa tuntua aluksi vaikeaselkoiselta, mutta hyvällä suunnittelulla ja asiaan perehtymisellä siitäkin selviää. Ensimmäisen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen prosessi helpottuu huomattavasti, kun tulevina vuosina voi käyttää pohjana edellisen vuoden tilinpäätöstä.

Kun tilinpäätös on valmis, kannattaa tilikausi käydä muuttamassa Merit Aktivassa ei aktiiviseksi, jotta kausi ns. sulkeutuu eikä sille tallennu enää uusia tietoja. Voit muuttaa tilikauden aktiivisuutta Merit Aktivan valikossa: Asetukset/ Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet.

Me Merit Aktivan asiakastuessa neuvomme ohjelmistoa koskevien kysymysten lisäksi niin kirjanpitoon kuin tilinpäätökseenkin liittyvissä asioissa. Palvelemme arkisin klo 9-17 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritativa.fi