Kätevä laskutusohjelma pienyritykselle

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun valitsee laskutusohjelmaa pienyritykselle? Pienyrittäjän kalenteri pullistelee usein liitoksistaan, eikä taloushallinnon kaltaisille asioille haluta uhrata liikaa aikaa, joten laskutusohjelma kannattaa valita tarkoin. Laskutuksen vaivattomuus nousee monella vaatimuslistan kärkeen. Lisäksi monipuoliset laskutusominaisuudet ja ammattimaisen näköiset laskut ovat useimmille varmasti tärkeitä.

Laskutusohjelmaa etsivillä on lisäksi moninaisia tarpeita: jotkut etsivät ohjelmaa ainoastaan myyntilaskutukseen, kun taas toisten kiikarissa on kokonaisvaltainen taloushallinnon ohjelmisto, johon voidaan keskittää kaikki kirjanpitoon liittyvä toiminta.

Merit Aktiva on vastaus molempiin tarpeisiin: laskutusohjelmaa etsivät voivat lähettää ammattimaisen näköisiä laskuja muutamalla klikkauksella joko verkkolaskuna tai pdf-muotoisena tiedostona asiakkaan sähköpostiin – tai sitten paperisena versiona postin kautta. Laskutusohjelman lisäksi Merit Aktivaan kuuluu kaikki sähköisen taloushallinnon vaatimat ominaisuudet myynti- ja ostoreskontrasta kokonaisvaltaiseen kirjanpito-ohjelmistoon, joten kaikenkattavaa ohjelmistoa etsivät saavat näin äärimmäistä tehokkuutta taloushallintoonsa.

Perehdytäänpä hieman tarkemmin Merit Aktivan ominaisuuksiin.

Ammattimaista laskutusta

Merit Aktiva on hyvin intuitiivinen järjestelmä, jonka käyttö on helppo opetella kokeilemalla. Esimerkiksi uusi myyntilasku kirjataan osiosta Myynnit -> Myyntilaskut -> Lisää myyntilasku. Avautuu seuraava näkymä:

Valitaan oikea asiakas, kirjataan tarkemmat laskun tiedot (eräpäivä, laskun numero ym.) ja lisätään myydyn tuotteen tai palvelun tiedot. Tietojen syöttämisen jälkeen painetaan ”tallenna” – näin uuden laskun luominen on valmis. Laskun lähetys onnistuu muutamalla klikkauksella joko verkkolaskuna tai pdf-muotoisena laskuna asiakkaan sähköpostiin.

Entäpä sitten, jos asiakaskuntasi pysyy suunnilleen samana ja myyt heille kuukausittain jatkuvaa palvelua? Toistuvaislaskutuksen avulla voit luoda parilla klikkauksella uuden laskutuskauden laskut kaikille asiakkaillesi kerralla – ja lähettää ne samaten bulkkina myöskin parilla klikkauksella. Satunnaisemmin laskutettavien asiakkaiden laskut taas voidaan luoda kopioi-toiminnolla vanhan laskun tietojen perusteella.

Kokonaisvaltaista kirjanpito-ohjelmistoa etsivät nauttivat varmasti saapuneiden suoritusten kirjaamisen vaivattomuudesta: haetaan vain verkkopankista sähköinen tiliote XML- tai CSV-muodossa ja ladataan se järjestelmään, jolloin Merit Aktiva osaa yhdistää avoinna olevan laskun tiedot saapuneeseen suoritukseen viitenumeron perusteella – ja kirjaa avoimen laskun maksetuksi.

Sähköinen kirjanpito-ohjelmisto

Laskuttamisen vaivattomuus säästää jo itsessään aivan valtavasti yrittäjän aikaa, mutta säästö ei jää tuohon: Merit Aktivan laskutusohjelma on yhdistetty kirjanpitoon, joten lähetetyt myyntilaskut ja niille saapuneet suoritukset kirjautuvat automaattisesti myös kirjanpitoon. Yrittäjältä vaaditut tehtävät jäävät siis aivan minimiin: luodaan uudet myyntilaskut (mahdollisesti kopioituna tai toistuvaistoiminnolla) ja kerran kuukaudessa ajetaan sähköinen tiliote järjestelmään, jonka jälkeen on hoidettu sekä laskutus että kirjanpito kyseisten tositteiden osalta.

Merit Aktivan ostoreskontra toimii myös samaan tapaan, joten järjestelmä tehostaa yrityksen taloushallintoa kokonaisvaltaisesti niin myynti- kuin ostolaskutuksen sekä yleisesti kirjanpidon osalta. Automaattitoimintojen ansiosta ohjelmiston käyttäjältä ei vaadita aiempaa kirjanpidon osaamista, vaan järjestelmä osaa tehdä kirjaukset automaattisesti käyttäjän tekemien intuitiivisten valintojen pohjalta. Kirjanpidon lisäksi myös yrityksen talousraportit päivittyvät automaattisesti laskujen syötön yhteydessä, joten näin voit hyödyntää ajan tasalla olevaa tietoa päätöksiä tehdessäsi.

Lopuksi

Suurimmalla osalla pienyrittäjistä on kädet täynnä liikevaihtoa tuottavia töitä, joten tukitoimintojen vaatima aika kannattaa ehdottomasti pyrkiä pitämään minimissä. Laskutusohjelmaa pienyritykselle valitessa kannattaa siis kiinnittää erityistä huomiota siihen, että laskutus on helppoa ja nopeaa. Äärimmäistä tehostamista hakevien kannattaa lisäksi huomioida, että kokonaisvaltainen taloushallinnon ohjelmisto poistaa päällekkäisyyksiä ja kahteen kertaan tehtäviä töitä.

Merit Aktiva ja sen kirjanpitoon integroitu myyntireskontra saa täydet pisteet kaikilla näillä osa-alueilla: laskutus on vaivatonta ja erilaisten kopiointitoimintojen ansiosta uusien laskujen luonti onnistuu nopeasti suurellekin asiakaskunnalle. Lisäksi laskutusohjelma on integroitu kirjanpitoon, joten kirjanpitoa ei tarvitse tehdä enää erikseen myyntilaskujen osalta, vaan ne kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon laskutuksen yhteydessä.

Merit Aktivan perusversio maksaa 19 euroa (+alv) kuukaudessa. Tähän sisältyy toistuvaislaskutusta lukuun ottamatta kaikki edellä mainitut ominaisuudet (toistuvaislaskutus sisältyy 29€/kk (+alv) maksavaan Pro-versioon). Eikä siinä vielä kaikki: voit kokeilla ohjelmistoa ilmaiseksi ensimmäisen kuuden kuukauden tai 100 tositteen ajan.

Tutustu ohjelmaan verkkosivuillamme tai kysy lisää asiakastuestamme. Palvelemme arkisin klo 9-17 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi.