Tulorekisteri selkeyttää työnantajien ilmoittamisvelvollisuuksia

Tulorekisteri on tulotietojen seurantaan tarkoitettu järjestelmä, joka otettiin käyttöön 1.1.2019. Tuosta päivästä alkaen yritysten on pitänyt ilmoittaa palkkatietonsa tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkanmaksusta. Julkisuudessa on ollut paljon keskustelua tulorekisterin ongelmakohdista, mutta varsinkin sellaiset yritykset, joilla ei ole palkkalistoilla isoja henkilöstömääriä, selviävät ilmoituksen antamisesta melko vaivattomasti. Mikäli yrittäjä laskee palkat jollakin palkkaohjelmalla, hoituvat tulorekisteri-ilmoitukset yleensä automaattisesti ko. ohjelman toimesta.

Käydään tässä kirjoituksessa läpi tulorekisterin käyttöä.

Tulorekisterin käyttö

Tulorekisteriin kirjaudutaan osoitteessa https://www.vero.fi/tulorekisteri. Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Kirjautumisen jälkeen valitaan ”asioi yrityksen tai organisaation puolesta”, jos halutaan ilmoittaa yrityksen palkkatietoja.

Palkanmaksajan on annettava tulorekisteriin sekä palkkatietoilmoitus että erillisilmoitus. Katsotaan molempien ilmoitusten täyttämistä seuraavaksi.

Palkkatietoilmoitus

Palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan työntekijöiden tarkemmat palkkatiedot. Palkkatiedot päästään antamaan tulorekisterin etusivulta kohdasta ”palkkatietoilmoitus”. Huomionarvoista on, että jokaisesta palkansaajasta annetaan erikseen oma ilmoituksensa.

Ilmoitus on kaksiosainen. Ensimmäisellä sivulla kysytään maksajayrityksen ja yhteyshenkilön yhteystiedot. Toisella sivulla ilmoitetaan palkkatulon tarkemmat tiedot:

  • Palkanmaksukausi (miltä ajalta palkka maksetaan)
  • Suorituksen maksupäivä (koska palkka on maksettu)
  • Tulonsaajan tiedot (kenelle palkka on maksettu)
  • Ammattiluokat (tiedot tulonsaajan ammatista)
  • Tiedot työeläkevakuutuksesta (yrittäjän, työntekijän vai maatalousyrittäjän eläkevakuutus)
  • Tiedot muista pakollisista vakuutuksista
  • Tulonsaajalle maksetut suoritukset (rahapalkan määrä ja mahdolliset luontoisedut)
  • Palkasta vähennettävät erät (esim. ennakonpidätys, työntekijän työeläkevakuutusmaksu ja työttömyysvakuutusmaksu)
  • Työntekijän mahdolliset poissaolot

Yrittäjän omasta palkasta ei tarvitse maksaa pakollisia vakuutusmaksuja samaan tapaan kuin palkansaajan palkasta, joten yrittäjän pitää huomata valita omaa palkkaa ilmoittaessaan tarkemmista vakuuttamisen tiedoista seuraavat kohdat:

  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus)
  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus)
  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus)

Yrittäjän ei myöskään tarvitse valita ammattiluokkaa.

Tulorekisterin Usein kysyttyä -sivulta löytyy paljon lisäinformaatiota palkkatietoilmoituksen täyttämisestä.

Erillisilmoitus

Palkkailmoituksen lisäksi on muistettava antaa myös työnantajan erillisilmoitus. Tällä ilmoituksella annetaan tiedot palkkoihin sisältyvistä työnantajan sairausvakuutusmaksuista. Vuonna 2019 sairausvakuutusmaksun suuruus on 0,77%.

Erillisilmoitus on annettava palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivään mennessä. Yhdellä ilmoituksella annetaan tiedot kaikista kuukauden aikana maksetuista palkoista. Erillisilmoitusta antaessa on huomioitava, että ilmoituksen kohdekausi määräytyy palkanmaksukuukauden mukaan – esimerkiksi 1. kesäkuuta maksettujen palkkojen kohdekuukausi on kesäkuu. Palkkatietoilmoituksella palkanmaksukausi taas on suoriteperusteisuuden mukaan aikaväli, jolta palkka maksetaan – edellisessä esimerkissä se voisi olla esimerkiksi 1.-31. toukokuuta.

Erillisilmoitus on sisällöltään paljon suppeampi. Maksajayrityksen ja yhteyshenkilön yhteystietojen lisäksi ilmoituksella kysytään:

  • kohdekausi (maksukuukausi ja maksuvuosi)
  • mahdollinen ”ei palkanmaksua” -ilmoitus kyseiseltä kohdekaudelta
  • työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä
  • sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset
  • työeläkevakuutuksen ja työtapaturmavakuutuksen tarkemmat tiedot

Tulorekisterin Usein kysyttyä -sivulta löytyy hyvin lisätietoa myös erillisilmoituksen antamisesta.

Ilmoitusten kopiointi

Ensimmäisen täyttökerran jälkeen ilmoituksen täyttäminen on paljon nopeampaa kopiointitoiminnon ansiosta. Navigoi vain osioon ”annetut ilmoitukset”, valitse täältä sen työntekijän aiempi ilmoitus, josta haluat antaa uuden palkkatietoilmoituksen, ja klikkaa ”käytä pohjana” -painiketta. Järjestelmä luo aiempien tietojen pohjalta uuden ilmoituksen, johon tarvitsee muokkailla vain oikeat päivämäärät ja mahdolliset muutokset palkan määrässä. Sama koskee myös erillisilmoitusta.

Työnantajasuoritusten maksaminen

Palkkatietoilmoituksen ja erillisilmoituksen tiedot siirtyvät automaattisesti Omaveroon, joten muita ilmoituksia työnantajalta ei normaalitapauksessa vaadita. Työnantajasuoritukset (ennakonpidätys ja työnantajan sairausvakuutusmaksu) voidaan maksaa Omaveron pankkinäppäinten kautta sitten kun kyseisten verojen maksu tulee ajankohtaiseksi. Yleisimmin työnantajasuoritukset maksetaan palkanmaksua seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Myös 3 kuukauden verokausi on mahdollinen – tällöin suoritukset maksetaan kalenterivuosineljännestä toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä (eli tammi-maaliskuun työnantajasuoritukset maksetaan toukokuun 12. päivään mennessä).

Merit Aktivassa maksetut työnantajasuoritukset kirjataan maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat -> Maksutapahtumat -> Lisää uusi maksutapahtuma -> Valitaan maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi Verohallinto. Tämän jälkeen avautuu lista, josta voidaan valita oikea summa ja kuitata se maksetuksi.

Ennen maksun kuittaamista kyseiset verovelat on luonnollisesti pitänyt kirjata pääkirjatositteena oikeille taseen verotileille: työnantajan sairausvakuutusmaksu Sosiaaliturvamaksuvelka-tilille ja ennakonpidätys Ennakonpidätysvelka-tilille. Tarkemmat ohjeet palkkakirjausten tekemiseen löydät linkin takaa.

Lopuksi

Säännöllisesti palkkoja maksavan työnantajayrityksen on annettava joka kuukausi sekä palkkatietoilmoitus, että erillisilmoitus. Palkkatietoilmoitus annetaan viiden arkipäivän kuluessa palkanmaksupäivästä ja erillisilmoitus palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivään mennessä.

Tulorekisteristä ei tule ulkoasunsa ja käyttökokemuksensa puolesta mieleen Verohallinnon nykyaikaisin uudistus, mutta varsinkin pienemmän yrityksen ilmoitusvelvollisuudet sillä pystyy hoitamaan melko vaivattomasti. Erilaisiin erikoistilanteisiin saa lisäksi hyvin lisäinformaatiota tulorekisterin Usein kysyttyä -ketjuista.

Huomaa, että Merit Aktivaan voi tuoda palkkakirjaukset tiedostona Palkkaus.fi ja Palkka.fi -ohjelmista, jotka tekevät tarvittavat tulorekisteri-ilmoitukset automaattisesti.

Tutustu Merit Aktivaan verkkosivuillamme tai kysy lisää asiakastuestamme. Palvelemme arkisin klo 9-17 numerossa: 09 4259 7827 ja sähköpostitse: tuki@meritaktiva.fi.