Maksumuistutuksen lähettäminen Merit Aktivasta

Merit Aktivasta voi lähettää maksumuistutuksia sähköpostitse. Tai maksumuistutukset voi tulostaa PDF:ksi ja siitä edelleen paperille ja postittaa itse.


Viesti maksumuistutuksessa

Tarkista ja tarvittaessa muuta maksumuistutuksen sähköpostiviestiä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maksumuistutuksen tekstit.

Mikäli teet teksteihin muutoksia, tallenna muutokset.

Huom.! Älä jätä kenttää: “Oletusviesti s-postitse lähetettäessä“ tyhjäksi, koska ilman sitä viesti saattaa mennä roskapostiksi, jolloin maksumuistutuksen saaja ei saa kyseistä maksumuistutusta.

 

Maksumuistutuksen laatiminen

Avaa valikko Myynnit > Maksumuistutusten lähettäminen. Valitse Raportin tyyppi -kenttään: Maksukehotus.

Päivämäärä voi olla tämä päivä, jos haluat lähettää muistutukset tänään.

Yksityiskohtaisuus-kentän vaihtoehdot:

  • Tilikohtainen (=laskuittain), maksumuistutuksessa on eritelty erääntyneet laskut laskuittain
  • Yleinen (=asiakkaittain), näyttää maksumuistutuksessa vain valitun asiakkaan erääntyneiden laskujen loppusaldon
  • Yksityiskohtainen mukaan lukien saamiset ennakkolaskuista

Ylittynyt-kohtaan valitaan, kuinka monta päivää myöhästyneistä laskuista lähetät muistutuksen. Jos esim. syötät Ylittynyt-kenttään 7, muistutukset lähetetään kaikille, joiden laskujen eräpäivä on ylittynyt 7 päivää tai enemmän.

Jos jätät Asiakas-kentän tyhjäksi, näet kaikkien asiakkaiden myöhästyneet laskut. Voit myös valita vain yhden asiakkaan, jos haluat lähettää muistutuksen vain yhdelle asiakkaalle.

Paina ”Laadi raportti” ja sen jälkeen ”Lähetyksen esikatselu”.

Näet avautuvassa ikkunassa kaikki, joille on laadittu maksumuistutus. Jos joukossa on joku, jolle et halua lähettää muistutusta, ota rasti pois ruudusta “Valittu“. Huomaa, että tässä listauksessa näkyy myös hyvityslaskut, joita ei ole kirjattu pois reskontrasta (ks. ohje: Hyvityslaskut). Voit poistaa valinnan miinusmerkkisinä näkyvistä hyvityslaskuista.

Huomaa, että sinun tulee ensin valita maksumuistutusten lähetystapa ja vasta sitten käydä läpi, kenelle haluat maksumuistutukset lähettää. Nämä valinnat ”nollautuvat”, kun vaihdat maksumuistutusten lähetystapaa.

Maksumuistutuksen lähettäminen

Maksumuistutuksen lähettämisessä on 3 vaihtoehtoa:

  • Tulostin (kaikki saldoilmoitukset) – jos valitset Tulostin, saat tulostettua kaikki maksumuistutukset PDF-muotoon ja siitä paperille. Kun painat ”Laadi koontitiedosto
    -painiketta, muodostuu yksi pdf-tiedosto, jonka voit sitten tulostaa.

  • Sähköposti – muistutus lähetetään sähköpostitse kaikille asiakkaille, joiden tietoihin on lisätty sähköpostiosoite. Paina “Lähetä sähköpostitse“, niin saat muistutukset lähtemään ohjelmasta asiakkaille sähköpostitse.

  • Tulostin (kaikki, joissa ei ole s-postiosoitetta) – maksumuistutukset tulostetaan paperille vain niille asiakkaille, joiden tiedoissa ei ole s-postiosoitetta. Klikkaa ”Laadi koontitiedosto“, niin saat näytölle muistutukset yhteen pdf-tiedostoon, jossa ne näkyvät peräkkäin.

Eli jos haluat lähettää muistutukset sähköpostitse, varmista, että ylävasemmalla kentässä on ”Sähköposti”. Kun painat sen jälkeen alhaalla oikeassa reunassa näkyvää ”Lähetä sähköpostitse”-painiketta, muistutukset lähtevät kaikille, joille on lisätty asiakkaan tietoihin sähköpostiosoite.

Kun olet lähettänyt maksumuistutukset, voit vielä tarkistaa valikossa Myynnit > Sähköpostitse lähetetyt maksumuistutukset, kenelle olet maksumuistutuksen jo lähettänyt.

Huom! Maksumuistutuksia ei voi lähettää verkkolaskuina.

 

Viivästyskoron laskenta (Premium-versiossa)

Merit Aktivassa ei voi lisätä viivästyskorkoa maksumuistutukselle vaan viivästyskorolle laaditaan erillinen lasku.

Nimike

Lisää ensin myyntinimikkeisiin oma nimikkeensä viivästyskorolle valikossa Myynnit > Nimikkeet > Lisää myyntinimikeTunnukseksi ja Nimeksi voit laittaa esim. ”Viivästyskorko”. Tyyppi on ”Palvelu”, Aktiivisuun ”Myyntilaskuissa”. Valitse myyntitiliksi tilikarttasi ”Korkotuotot”-tili ja ALV-kannaksi ”Ei veronalainen”. Tallenna.


Myyntilaskun asetukset

Tarkista myyntilaskun asetuksissa, että viivästyskorko-% on oikein (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset). Voit halutessasi tallentaa saman viivästyskorko-%:n kaikille asiakkaille, painamalla Tallenna kaikille -painiketta.

Viivästyskoron asetukset

Määritä viivästyskoron asetukset valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Viivästyskoron laskennan asetukset.

Voit asettaa viivästyskorkolaskulle oman etuliitteensä. Oletuksena ohjelmassa tarjotaan liitettä VI-. Voit määritellä seuraavan viivästyskorkolaskun numeron, jonka ohjelma tarjoaa, samoin viivästyskorkolaskun eräpäivän. Laskentakautena anna olla Vuosi, jolloin ohjelma laskee vuotuista korkoa. Nimike-kenttään valitse aiemmin ohjelmaan lisäämäsi myyntinimike viivästyskorolle.
Voit määritellä viivästyskorkolaskun vähimmäissumman, jolloin ohjelma ei laadi viivästyskorkolaskua, jos summa alittaa kyseiseen kenttään määritetyn summan.

Päivä, josta lähtien viivästyskorkoa aletaan laskea – aseta päivämäärä, josta lähtien viivästyskorkolaskuja aletaan laskea. Esim. jos viivästyskorkolaskut on jo laskettu ja lähetetty jollain toisella ohjelmalla 31.07.2019 saakka, aseta Merit Aktivaan laskennan alkupäivämääräksi 01.08.2019. Silloin korkoa aletaan laskea tässä ohjelmassa kyseisestä päivästä lähtien.

Viivästyskorkolaskun laatiminen

Nyt voit laatia viivästyskorkolaskut valikossa Myynnit > Viivästyskorkojen laskenta. Paina Laadi Raportti –painiketta. Viivästyskoron summaa klikkaamalla näet miten se on laskettu. Tarkista tiedot, klikkaa Esikatselu-painiketta ja laadi haluamillesi asiakkaille viivästyskorkolaskut.

Viivästyskorkolaskut lisätään myyntilaskujen kanssa samaan luetteloon. Tallennetulla laskulla voit katsoa viivästyskoron laskentaa klikkaamalla laskulla näkyvää summaa. Kyseiseen laskuun voit sitten lisätä vielä mahdollisen muistutusmaksun klikkaamalla Muuta-painiketta.

Viivästyskorkolaskun lähettäminen

Voit lähettää viivästyskorkolaskut, kuten lähettäisit muutkin myyntilaskut sähköpostina, e-laskuina tai paperilaskuina.