Passeli Meritistä voi lähettää maksumuistutuksia sähköpostitse, tai maksumuistutukset voi tulostaa PDF:ksi ja siitä edelleen paperille ja postittaa itse.

Viesti maksumuistutuksessa

Tarkista ja tarvittaessa muuta maksumuistutuksen sähköpostiviestiä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maksumuistutuksen tekstit. Voit myös lisätä uuden tekstin maksumuistutuksille klikkaamalla painiketta: Lisää uusi maksumuistutus.

Mikäli teet teksteihin muutoksia, tallenna muutokset.

Huom! Älä jätä tyhjäksi kenttää: “Oletusviesti s-postitse lähetettäessä“, koska ilman sitä viesti saattaa mennä roskapostiksi, jolloin maksumuistutuksen saaja ei saa kyseistä maksumuistutusta.

Maksumuistutuksen laatiminen

Avaa valikko Myynnit - Maksumuistutusten lähettäminen. Valitse Raportin tyyppi -kenttään: Maksukehotus.

Päivämäärä voi olla tämä päivä, jos haluat lähettää muistutukset tänään.

Yksityiskohtaisuus-kentän vaihtoehdot: 

• Tilikohtainen (=laskuittain), maksumuistutuksessa on eritelty erääntyneet laskut laskuittain 
• Yleinen (=asiakkaittain), näyttää maksumuistutuksessa vain valitun asiakkaan erääntyneiden laskujen loppusaldon 
• Yksityiskohtainen mukaan lukien saamiset ennakkolaskuista

Ylittynyt-kohtaan syötetään, kuinka monta päivää myöhästyneistä laskuista lähetät muistutuksen. Jos esim. syötät Ylittynyt-kenttään 7, muistutukset lähetetään kaikille, joiden laskujen eräpäivä on ylittynyt 7 päivää tai enemmän.

Minimisumma-kohtaan syötetään summa, jonka ylittävistä avoimista laskuista lähetät

maksumuistutukset.

Voit myös valita tietyn Asiakasryhmän, jolle haluat lähettää maksumuistutukset. Tämä edellyttää, että olet asetuksissa määritellyt asiakasryhmät.

Jos jätät Asiakas-kentän tyhjäksi, näet kaikkien asiakkaiden myöhästyneet laskut. Voit myös valita vain yhden asiakkaan, jos haluat lähettää muistutuksen vain yhdelle asiakkaalle.

Paina "Laadi raportti" ja sen jälkeen "Lähetyksen esikatselu". 

Näet avautuvassa ikkunassa kaikki, joille laaditaan maksumuistutus. Jos joukossa on joku, jolle et halua lähettää muistutusta, ota rasti pois ruudusta “Valittu“. 

Huomaa, että sinun tulee ensin valita maksumuistutusten lähetystapa ja vasta sitten käydä läpi, kenelle haluat maksumuistutukset lähettää. Nämä valinnat ”nollautuvat”, kun vaihdat

maksumuistutusten lähetystapaa.

Maksumuistutuksen lähettäminen

Maksumuistutuksen lähettämisessä on 3 vaihtoehtoa: 

• Sähköposti – muistutus lähetetään sähköpostitse kaikille asiakkaille, joiden tietoihin on lisätty sähköpostiosoite. Paina “Lähetä sähköpostitse“, niin saat muistutukset lähtemään ohjelmasta asiakkaille sähköpostitse.

Eli jos haluat lähettää muistutukset sähköpostitse, varmista, että ylävasemmalla kentässä on

"Sähköposti". Kun painat sen jälkeen alhaalla oikeassa reunassa näkyvää "Lähetä

sähköpostitse"-painiketta, muistutukset lähtevät kaikille, joille on lisätty asiakkaan tietoihin

sähköpostiosoite.

• Tulostin (kaikki saldoilmoitukset) – jos valitset Tulostin, saat tulostettua kaikki maksumuistutukset PDF-muotoon ja siitä paperille. Kun painat "Laadi koontitiedosto”-painiketta, muodostuu yksi pdf-tiedosto, jonka voit sitten tulostaa.

• Tulostin (kaikki, joissa ei ole s-postiosoitetta) – maksumuistutukset tulostetaan paperille vain niille asiakkaille, joiden tiedoissa ei ole s-postiosoitetta. Klikkaa ”Laadi koontitiedosto“, niin saat näytölle muistutukset yhteen pdf-tiedostoon, jossa ne näkyvät peräkkäin.

Kun olet lähettänyt maksumuistutukset, voit vielä tarkistaa valikossa Myynnit > Sähköpostitse lähetetyt maksumuistutukset, kenelle olet maksumuistutuksen jo lähettänyt.

Huom! Maksumuistutuksia ei voi lähettää verkkolaskuina.