Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto

Merit Aktivalla voi lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja, mikä helpottaa ja nopeuttaa laskujen välitystä ja käsittelyä. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolaskut siirtyvät suoraan laskuttajan järjestelmästä vastaanottajan kirjanpitojärjestelmään. Verkkolaskujen tuoma automaatio pienentää myös laskujen käsittelykustannuksia ja inhimillisten virheiden määrä vähenee.

Välittäjäpalvelu Apix Messaging Oy

Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Merit Aktivalla, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin

verkkosivulla www.apix.fi, valikossa: Verkkokauppa (Rekisteröidy).

Palveluja valitessasi valitse ohjelmistovalikosta “Meritaktiva“. Kun olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi ja ostanut Apixin verkkokaupasta krediittiä (verkkopostimerkkejä), syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana Merit Aktivan valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot >

E-laskujen asetukset > Verkkolaskuoperaattorin asetukset.

Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, ilmestyy näkyviin teksti: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto operaattorin kautta on aktivoitu.

e-Myyntilaskut

Myyntilaskuja voi lähettää verkkolaskuina, kun asiakkaasi tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) on lisätty Y-tunnus ja asiakas vastaanottaa verkkolaskuja.

Jos olet asiakkaan nimeä lisätessäsi valinnut ohjelman nimen perusteella tarjoaman Y-tunnuksen, löytää ohjelma automaattisesti oikean verkkolaskuosoitteen asiakkaalle valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta eikä sinun tarvitse syöttää sitä manuaalisesti niille varattuihin kenttiin. Jos asiakkaalla on kuitenkin useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, tällöin pelkkä Y-tunnus ei riitä, vaan asiakastietoihin tulee syöttää myös OTV-tunnus tai verkkolaskuosoite, jotta lasku menee perille oikeaan osoitteeseen.

Luo myyntilasku normaaliin tapaan (Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku). Katso tarvittaessa ohje myyntilaskun luomiseen Merit Aktivan käyttöönotto-ohjeesta.

Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tarkistaa automaattisesti y-tunnuksen perusteella, onko

asiakas verkkolaskujen vastaanottaja ja mikäli on, laskulle ilmestyy E-lasku-painike. Lähetä

verkkolasku napsauttamalla kyseistä painiketta.

Näet verkkolaskujen lähetyspäivät myyntilaskujen listauksesta valikossa: Myynnit > Myyntilaskut kohdassa: Lähetetty verkkolaskuna. Jos em. sarakkeessa ei näy päivämäärää, ei verkkolasku ole syystä tai toisesta lähtenyt Merit Aktivasta. Soita silloin asiakastukeemme niin autamme selvittämään missä vika on. Voit myös tarkistaa Apixin laskumapista heidän välittämänsä myynti- ja ostolaskut (www.apix.fi > Kirjaudu sisään > Laskumappi).

Tulostuspalvelu

Mikäli vastaanottaja ottaa vastaan vain paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaa laskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.

Mikäli haluat, että Apix ohjaa laskun automaattireititykselle, jolloin laskulle etsitään ensisijaisesti verkkolaskuosoitetta ja jos sitä ei löydy, niin se ohjataan vastaanottajalle kirjeenä, syötä Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU. Eli tällöin Apix automaattisesti tarkistaa, onko lasku menossa kuluttajalle e-laskuna vai kirjeenä tai yritykselle verkkolaskuna. Yrityksille kannattaa syöttää oikea verkkolaskuosoite, mikäli se on tiedossa, niin laskut ohjautuvat kyseiseen osoitteeseen, eikä tunnistusta tehdä tällöin pelkän Y-tunnuksen perusteella.

Laskut kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin

Mikäli e-laskun vastaanottaja on yksityishenkilö eikä hänellä ole kirjanpitojärjestelmää, jonne hän vastaanottaisi laskut vaan haluaa, että saisi laskut omaan verkkopankkiinsa, tulee laskun lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus. Tämän jälkeen tulee asiakkaan tietoihin laittaa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat asiakkaan omaan verkkopankkiin.

Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnustetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja verkkopankkiinsa.

Sähköiset ostolaskut

Sähköisten ostolaskujen tuonti ohjelmaan tapahtuu automaattisesti, kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa e-laskuja. Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Merit Aktivaan tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut. Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin: D Kulutilit, D Ostoihin sisältyvä vähennettävä alv, K Ostovelat.

Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.

Apixin laskumappi

Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi > Kirjaudu sisään > Laskumappi.